자! 어렵지 않아요! 쉽게 아래 5가지 규칙만 따라서 정리하면 쉽게 정리하고 쉽게 찾을 수 있답니다.

 

1) 반드시 D 드라이브에 저장하고, 모든 폴더의 이름은 넘버링을 한다.

ex) 1_폴더명 / 2_폴더명 / 3_폴더명

 

바탕화면을 폴더와 파일 아이콘으로 꽉 채우는 것은 이제 그만!

2) D드라이브의 첫 폴더 구분은 업무와 개인용으로 구분한다.

ex) 1_업무 / 2_개인

 

3) 업무용 폴더 하위는 연도별로 표기하고, 연도별 폴더 내에는 사업별로 폴더를 생성한다.

   (물론, 매년 같은 일이 반복되는 회사나 조직의 경우 사업별로 하고 그 아래 연도별 폴더를 생성하는 것이 좋기도 합니다.)

    이때, 연도와 사업을 떠나 전 영역을 거쳐 필요한 이미지나 참고자료 같은 경우 1_업무 하위에 별도로 폴더를 생성한다.

ex) 1_업무 하위 폴더에는

1_2012년 / 2_2013년 / 3_2014년 / 20_이미지 / 21_데이터 / 22_참고자료 / 30_기타

3_2014년 하위 폴더에는

1_2014년업무계획 / 2_정책세미나 / 3_공개강좌 / 4_신규서비스개발기획 ….

 

4) 사업 별 폴더에는 업무 진행 순서에 따라 폴더를 만든다.

    또한 각각 하위에도 일의 순서에 따라 계속해서 폴더를 만든다.

ex) 2_정책세미나의 하위 폴더 예

1_기획 / 2_홍보 / 3_연사관련 / 4_자료집 / 5_행사진행 / 6_결산 / 7_최종보고 / 8_기타

1_기획의 하위 폴더 예

1_아이디어회의 / 2_기획서작성 / 3_장소등제반환경 / 4_기타

 

5) 각 폴더내에 저장되는 파일은 일정한 규칙을 정해 규칙에 따라 저장한다.

ex) 추천 파일명 규칙

업무명_파일종류_저장날짜_버전(_작성자)

(1) 업무명 : 사업명, 프로젝트명, 업무명 등으로 지정

(2) 파일종류 : 기획서, 보고서, 제안서, 고객리스트 등 파일의 내용과 관련된 종류의 이름

(3) 저장날짜 : YYMMDD의 형태로 저장

(4) 버전 : v01, v02 등으로 버전명을 표시하고 최종 파일의 경우 _final로 표기

※ 이 전 버전의 파일도 필요한 경우가 종종 생기니 삭제하지 말고, 최종 파일만 _final로 표기하는 버릇을 가지면 헷갈리지 않음.

(5) (_작성자) : 하나의 파일을 여러 명이 나눠서 작업하는 경우 덮어쓰기를 방지하기 위해 작성자를 써주는 것이 좋음.

※ 파일명의 경우 모바일이나 온라인에서 자유롭게 사용하기 위해 공백을 넣지 않는 것이 좋다. 공백 대신 _를 쓰는 것을 추천한다.

 

이미 저장되어 있는 파일들이 산더미라도 지금 이글을 보고 난 순간부터의 파일부터라도 위처럼 정리하기 시작하세요!

그리고 어느 날 시간을 내어 기존에 저장되어 있던 파일을 정리해보세요.

 

정리되지 않은 자료는 그냥 내 컴퓨터의 자리만 차지하고 있는 쓰레기가 되어 버린답니다.

 

업무의 가장 기본인 폴더와 파일 정리! 지금부터 꼭 실천해 보세요!!

 

그럼, 다음 글을 기대해 주시고, 항상 행복한 날 보내세요!